Não há empresas hoje em dia que não tenham questionado se outsourcing seria uma mais valia ou não na sua atividade. A preocupação por redução de custos, flexibilização dos mesmos e otimização de recursos e receitas leva-nos exatamente a essa questão.
Todos já reparamos que as unidades de hotelaria e alojamento local estão cada vez mais flexíveis, adaptando-se à realidades de negócios cada vez mais díspares que invadiram o nosso país. É altura de estas responderem ao mercado baseando as suas atividades principais ao que é essencial e um fator crítico de sucesso. Neste pressuposto, assentam modelos de negócios bem conhecidos de todos nós como a Airbnb.
Por outro lado, as exigências tecnológicas do setor obrigam a investimentos avultados e incomportáveis para a maioria das unidades de pequena dimensão, que não possuem recursos humanos, know-how ou outros recursos necessários.
A virtualização dos serviços administrativos deste tipo de estabelecimentos de pequena dimensão, pode ser encarado como uma grande vantagem competitiva concorrencial.
Transformando custos fixos em custos variáveis, dependendo única e exclusivamente do fluxo financeiro da sua atividade principal. O Outsourcing de serviços diminui drasticamente o risco e aumenta o rendimento de exploração no médio prazo.
Mas o que é na verdade o Outsourcing e quais as suas implicações?
Como o termo indica, outsourcing significa subcontratar, buscar fora. Recorremos a uma empresa externa para satisfazer necessidades de serviços, sejam eles temporários ou permanentes. Através deste processo de contratação, uma empresa contrata outra para desempenho de atividades que não possa ou não tenha interesse em desempenhar.
Com as atuais exigências dos mercados onde atuamos, vimo-nos obrigados a focar em áreas verdadeiramente vitais, nas quais dominamos os processos. Vulgarmente vemos exemplos de outsourcing em serviços como housekeeping, serviço de sala, cozinha, segurança, lavandaria ou manutenção. Mas não se limita a isto, podemos recorrer a serviços externos nas mais diversas áreas como recursos humanos, financeira, estratégica, marketing, vendas, administrativa, jurídica, produção, logística ou mesmo domicílio fiscal e escritórios físicos.
10 das principais vantagens que levam as empresas ou os ENI [1] a recorrer a terceiros
1- Redução e controlo dos custos operacionais com transformação de custos fixos em variáveis
2- Acesso a profissionais altamente especializados, inacessíveis se contratados diretamente
3- Redução do quadro de pessoal, consecutivamente com as despesas a ele inerente
4- Aumentar o foco da empresa e sua competitividade operacional
5- Libertar recursos humanos para as principais atividades da empresa
6- Aumentar a eficiência para tarefas consumidoras de tempo
7- Potencializar serviços e acrescentar valor à organização
8- Desempenhar atividades de difícil controlo ou gestão
9- Partilha de riscos e sua responsabilização com o parceiro/prestador
10- Aquisição de novas competências, know-how e capacidade tecnológica de sistemas
Mas estas razões não bastam para chegarmos à conclusão de contratar este tipo de serviços, antes de avançar com uma estratégia de outsourcing de determinado serviço, uma detalhada e minuciosa análise deverá ser levada a cabo, conhecendo de antemão possíveis desvantagens caso não for aplicado corretamente e com um parceiro adequado ao tipo de negócio.
5 desvantagens mais comuns num processo de outsourcing não ajustado à realidade do negócio de hotelaria e alojamento local:
1- Pouco envolvimento do parceiro e pouca identificação com o projeto
2- Menor controlo das atividades e maior dificuldade fluxo da informação
3- Pouco alinhamento com a cultura e estratégia da empresa
4- Custos podem ser mais elevados caso não produzam resultados
5- Maior dependência administrativa
É sem dúvida uma estratégia que traz muitos benefícios, mas somente se bem aplicada e bem implementada, consegue produzir os resultados desejados para todas as partes envolvidas.
Não é apenas o fornecedor de serviços de Outsourcing que tem de se adaptar à implementação de novos processos ou realidades, a empresa contratante também deve refletir e facilitar as condições necessária ao bom desenrolar das atividades.
Identificam-se 5 fases num processo de implementação de serviços de Outsourcing:
1- Diagnóstico e identificação das oportunidades
Nesta fase definimos a estratégia da empresa e suas vantagens competitivas. Aqui conheceremos quais os pontos fortes da empresa, suas competências-chave, e manter a execução delas, sob pena de perder competitividade.
2- Avaliação das oportunidades
Após identificação das oportunidades no ponto anterior, devemos avaliar a qualidade da relação custo/benefício na forma como são efetuadas atualmente na empresa. Necessitamos de uma descrição completa da atividade que deseja subcontratar, assim como ferramentas de avaliação de desempenho e nível desejado do mesmo. Com base no confronto de valores entre os dois cenários, poderemos partir para a fase seguinte.
3- Identificação e escolha do fornecedor de serviços para a área de negócio
Após pesquisa e identificação dos potenciais fornecedores de serviços, tem de estabelecer as condições em que será criada a nova parceria e quais os requisitos destes prestadores. Com toda a informação em mãos e após uma avaliação das propostas, poderá optar pelo qual garante o melhor serviço.
4- Implementação dos novos processos de outsourcing
Nunca descurando do foco da empresa e não comprometendo o serviço, devemos elaborar um plano de ação devidamente calendarizado, para que todos os processos sejam cuidadosamente criados, promovendo uma comunicação fluida e uma interligação coesa com os demais processos da empresa.
5- Acompanhamento e avaliação do desempenho das partes envolvidas (Contratante e Subcontratado)
Com base nas ferramentas criadas para avaliação do desempenho da parceria, devemos analisar e ajustar o plano/condições da parceria de forma a potenciar ao máximo esta terciarização. Após um período anteriormente determinado, dentro dos objetivos atribuídos deverá avaliar se apostará na continuidade ou não.
Principais tipos de serviços de Outsourcing em Hotelaria e alojamento local
1- Transportes
O aluguer de transportes ou criação de avenças com fornecedores específicos é uma constante neste tipo de negócios. Diversos tipos de estabelecimentos já fazem acordos formais ou informais com empresas de táxis, transfers, uber, etc. para que estes direcionem clientes para as unidades. Estas práticas são comuns em restaurantes, hotéis ou alojamento local.
2- Operações
É comum vermos serviços de outsourcing em serviços como housekeeping, serviço de sala, cozinha, segurança, lavandaria ou manutenção. Nestas áreas operacionais algumas unidades optam por fazer a subcontratação devido a custos fixos elevados de aquisição de trabalhadores especializados (caso da manutenção) ou valores elevados de espaço nos centros urbanos por m2 o que pode inviabilizar possuir áreas não produtivas (lavandarias, etc.)
3- Marketing e vendas
Na área do marketing e vendas os hotéis por falta de competências técnicas com a crescente digitalização do negócio, sentem muitas dificuldades em acompanhar a evolução tecnológica optando por empresas de software e marketing.
5- Revenue Management
O outsourcing de serviços de Revenue Management em Portugal é relativamente recente, no entanto em outros países é comum fazer-se este tipo de contratos em troca de uma percentagem sobre as vendas e está a ser uma área de desenvolvimento ao nível do teletrabalho devido às suas características. Quando sincronizados com as áreas de TI, Marketing e Vendas, podem produzir resultados verdadeiramente surpreendentes.
6- Tecnologias de Informação (TI)
Esta é talvez uma das áreas mais comuns hoje em dia, devido às últimas alterações legais de privacidade dos consumidores e crescente necessidade tecnológica.
7- Serviços administrativos
A área dos serviços administrativos é talvez uma das mais antigas ao nível do outsourcing, por exemplo serviços de contabilidade, finanças processamento salarial, recursos humanos, etc.
8- Aluguer de instalações, estacionamento, escritórios virtuais ou domiciliação fiscal
Estes pontos correspondem a uma das mais recentes necessidades do mercado, com a explosão do alojamento local e a crescente subida dos custos por m2, muitas empresas estão a optar por virtualizar os sus negócios dispensando das instalações físicas os seus escritórios. Estas preferem transformar os espaços em áreas produtivas onde possam realizar receitas adicionais em detrimento de disponibilizar espaço para os serviços administrativos. Por outro lado, o escaço espaço dos alojamentos locais obriga a ter escritórios virtuais noutros locais que não as instalações dos próprios alojamentos, por exemplo em casas particulares ou outras soluções não convencionais. Com o surgimento de novas soluções estes empresários encontram-se a profissionalizar os seus serviços, mudando os seus domicílios fiscais para empresas de coworking ou escritórios virtuais.
O interessante é quando encontramos no mercado uma solução globalizada que consegue enquadrar todas estas valências ou grande parte delas num só serviço, como é o nosso caso na Revmanager. Converse connosco e solicite aqui o seu orçamento.
Pontos-chave para uma parceria de sucesso:
- Missão e visão claras, partilhadas com o parceiro prestador
- Planeamento e visão estratégica
- Seleção do parceiro adequado à área de atividade
- Gestão de relacionamento
- Condições contratuais claras e bem estruturadas entre as partes
- Comunicação aberta com as partes interessadas
- Atenção a questões de pessoal e equipas
- Estabelecimento de uma pessoa de contacto com o prestador a assegurar cobertura na sua ausência
- Envolvimento e apoio da equipa executiva
- Avaliação financeira a médio prazo
Outsourcing não é solução para todas as empresas ou negócios. Esta solução oferece vantagens financeiras e operacionais inquestionáveis, mas estas só ocorrem quando reunidas várias condições, assentes em valores, planeamento, assim como na escolha do parceiro ideal para o tipo de negócio em causa.
Empresários em Nome Individual ↩︎
