Chama-se hoje Uniform System of Accounts for the Lodging Industry, vulgarmente referenciada como USALI. Nasceu como USAH [1] nos Estados Unidos da América, mais precisamente em Nova Iorque em 1926 pela Associação de Hotéis local. Havia a necessidade de ter um sistema contabilístico específico para o sector de alojamento, que facilitasse uma análise comparativa, entre diferentes operações e departamentos hoteleiros.
Desta forma, podia avaliar-se a qualidade da gestão dentro do próprio sector através duma linguagem comum. Em poucos meses, passa de âmbito local, para nacional, e em 1996 para a incluir outras formas de alojamento, transforma-se a denominação e torna-se em USALI.
Atualmente da sua 11ª edição (2014), resulta da colaboração entre três entidades, a Associação de Hotelaria de Nova Iorque, a American Hotel & Lodging Educational Institute (AHLEI) e a Hospitality Financial and Technology Professionals. No entanto, somente a AHLEI é a responsável pela sua atualização.
O sistema USALI contém um modelo de contabilidade e analítica amplamente testado, reconhecido e utilizado a nível mundial [2].
Para que serve a contabilidade?
A contabilidade é a principal fonte de informação financeira e económica de uma entidade, permitindo a organização da empresa, mensuração do património, fornecer dados as autoridades competentes (Finanças, Segurança social entre outros), estabelecer o controlo de planos, planificação de estratégias, orçamentação, apurar preços (venda, compra, CMVMC) entre muitas outras coisas.
A informação recolhida pela contabilidade deve ser compreensível aos intervenientes que a desejarem analisar e avaliar.
Sendo que as principais qualidades essenciais das demonstrações financeiras são:
- Compreensível para os utentes
- Relevante
- Fiável
- Comparável
- Útil (em forma e tempo)
Atualmente em Portugal, é obrigatório a utilização do sistema de normalização contabilística. No entanto o SNC não permite ao hoteleiro ter uma visão de todos os dados necessários para uma gestão eficaz, uma vez que se foca nas grandezas económicas de uma forma global. Sendo uma mais valia para as unidades hoteleiras a utilização de um modelo menos generalista que englobe as características especificas do sector focando-se mais na contabilidade de gestão. Desta forma, a contabilidade passa a ser uma mais valia para todas as unidades departamentais e para além da administração geral da unidade.
Como características especificas podemos apontar:
- Natureza perecível do produto/serviço
- A intangibilidade do serviço
- Simultaneidade da produção e do consumo
- Heterogeneidade
- Sazonalidade
- Elevados custos fixos
- Intensidade da mão de obra [3]
Além destes fatores temos de ter em conta, a crescente competitividade onde as unidades de alojamento operam, muitas vezes atuando de forma global, o que implica uma necessidade de os gestores responderem as necessidades dos seus clientes de forma eficaz.
Todas estas características tornam a gestão das unidades em algo altamente complexo e muito competitivo. Sendo necessário antecipar às necessidades dos clientes o que pressupõe que utilizam os melhores sistemas contabilísticos e de gestão para uma tomada de decisão eficaz e eficiente [4].
Mas será vantajoso aplicar o sistema USALI na sua unidade?
Apontamos algumas das vantagens que podem ajudar na decisão da implementação:
- Comparabilidade
- Uniformidade
- Flexibilidade e facilidade de adaptação
- Gestão por responsabilidades
- Responsabilização departamental
- Ferramenta de benchmarking
- Informação detalhada sobre desempenho
- Possuir informação que não consigo obter no PMS
O USALI vai permitir a classificação, organização e apresentação de informação financeira de forma uniforme e consistente, melhorando assim a compreensibilidade por parte dos utilizadores [5].
Mas que significa isso para si como gestor da unidade?
Irá conseguir avaliar de forma comparativa os resultados dos hotéis (por exemplo dentro de uma cadeia de hotéis), independentemente do mercado em que esta inserido, da sua dimensão ou do modelo de gestão adotado. Apenas assim se consegue compreender em que fase se encontra e que mudanças se irá ter de implementar conseguindo criar linhas de orientação para a sua gestão.
- Ao responder a questões como:
O seu hotel tem diversos serviços como lavandaria, restaurante, entrega de mensagens, entre outros. Como é lógico estes serviços além de gerarem receitas geram também custos de manutenção.
- Até que ponto é vantajoso manter estes serviços?
- Qual deles é mais atrativo a nível de gestão?
- Qual deles acrescenta valor ao serviço perante o cliente, mesmo tendo prejuízo?
Todas estas perguntas são muito pertinentes atualmente, e um sistema contabilístico que consiga dar resposta a estas questões tem uma importância vital na sobrevivência da unidade. Sendo cada vez mais pertinente uma aposta numa contabilidade de gestão cada vez mais fechada, e que permita ter em dia todos os departamentos da unidade.
Autores:
Este artigo foi elaborado em coautoria por Susana Castro e Ivete Pinto
